W jaki sposób RODO wpłynęło na przechowywanie dokumentów w firmie?
RODO stosowane jest od 25 maja 2018 roku i od tamtej pory jest najważniejszym rozporządzeniem dotyczącym przetwarzania danych osobowych. Obowiązek gromadzenia danych i przechowywania dokumentów istniał już wcześniej. Dzięki RODO jednak zasady te zostały usystematyzowane, ujednolicone oraz w większym stopniu chronią prywatne informacje. To ostatnie jest możliwe dzięki nałożeniu na przedsiębiorców szeregu nowych obowiązków.
RODO stosowane jest od 25 maja 2018 roku i od tamtej pory jest najważniejszym rozporządzeniem dotyczącym przetwarzania danych osobowych. Obowiązek gromadzenia danych i przechowywania dokumentów istniał już wcześniej. Dzięki RODO jednak zasady te zostały usystematyzowane, ujednolicone oraz w większym stopniu chronią prywatne informacje. To ostatnie jest możliwe dzięki nałożeniu na przedsiębiorców szeregu nowych obowiązków.
RODO – najważniejsze kwestie dotyczące firmowej dokumentacji
Rozporządzenie skróciło czas przechowywania akt pracowniczych. Przed jego wprowadzeniem pracodawca miał możliwość przechowywać takie dokumenty aż przez pół wieku (50 lat). Obecnie okres ten to dekada. Jeśli chodzi o pozostałe dokumenty, gromadzone w firmie, należy być na bieżąco z przepisami krajowymi, dotyczącymi przechowywania dokumentów w związku z ZUS, Urzędem Skarbowym itp.
Ważnym aspektem RODO jest również wymóg ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Osoby, których dotyczą te dane, muszą przedstawić świadomą, konkretną, pisemną zgodę oraz, co ważne, mogą cofnąć ją w każdym momencie.
RODO, oprócz zaostrzenia limitów czasowych, określa również sposób przechowywania dokumentów. Akta muszą być bowiem przechowywane w takim miejscu, w którym nie grożą im czynniki zewnętrze. Zagrażać nie może im też czynnik ludzki w postaci nieupoważnionych osób. Co takie zasady dotyczące przechowywania dokumentów oznaczają dla przedsiębiorców w praktyce?
Jak przechowywać dokumenty firmowe zgodnie z RODO?
Dzięki rozporządzeniu przedsiębiorstwa nieco odświeżyły swoje spojrzenie na postrzeganie firmowych archiwów. Pomijając oczywiście zmiany formalne, wyrażone liczbowo (np. przez ile lat można przechowywać dany typ dokumentacji), zmianie uległo również postrzeganie firmowych zabezpieczeń. Oczywiście już wcześniej na terenie przedsiębiorstw pojawiały się szafy, które kryły zawartość dokumentów przed oczami postronnych. Teraz jednak, widmo ewentualnej kontroli i świadomość, że zasady sprecyzowane są w formie jednego uniwersalnego dokumentu, skłoniły wiele firm do podjęcia konkretnych kroków. Teczki i segregatory, chociaż przydatne, nie zapewniają dokumentacji pełnej ochrony, zwłaszcza jeśli szafy są przeszklone.
Odpowiednie meble do przechowywania dokumentów powinny być solidne, „ukrywać” dokumenty przed postronnymi, ale również, dodatkowo, stanowić fizyczną barierę przed ewentualnymi uszkodzeniami. Wzorcowe archiwum powinno być zabezpieczone kodem, a ów kod może znać tylko osoba upoważniona do wglądu do akt. Trudno więc dziwić się temu, że po wprowadzeniu RODO ogromną popularnością zaczęły się cieszyć różnorodne metalowe meble ze stosownymi zabezpieczeniami.
Jeśli jednak zależy nam na najwyższych standardach ochrony, taka szafa może być niewystarczająca. Aby dokumenty były należycie zabezpieczone, konieczne jest utrzymanie w pomieszczeniu optymalnych warunków: temperatury (14-20 stopni Celsjusza) i wilgotności (40-60%). Kontrola parametrów może być kłopotliwa. Dodatkowo, jeśli dysponujemy pokaźną ilością dokumentów, która szybko rośnie, wydzielanie przestrzeni pod archiwum i doposażanie jej zgodnie ze standardami bezpieczeństwa, to spore koszty.
RODO sprawiło, że z większą precyzją podchodzi się do kwestii ochrony danych osobowych. Oprócz tego wprowadziło jeszcze jedną ważną zmianę. Dotyczy ona nie tyle postrzegania bezpieczeństwa danych osobowych, ile tego, w jaki sposób postrzega się prawa właścicieli tych informacji. RODO sprawiło bowiem, że mają oni większy wpływ na to, jak wygląda przetwarzanie ich danych. Ów wpływ nie zaznacza się jedynie w tym, że wyrażają oni jednoznaczną zgodę na przetwarzanie, ale przede wszystkim w tym, że mogą ja w każdej chwili cofnąć. W praktyce oznacza to, że administrator musi być przygotowany na to, że jego klient w którymś momencie zażąda wycofania jego danych z bazy lub zażyczy sobie wglądu do nich. Takie podejście ma znacznie zwiększyć poziom transparentności współpracy między administratorem a właścicielem danych. Wpływa ono również na sposób przechowywania danych; poszerzone prawa właścicieli informacji to kolejny argument za tym, żeby dokładnie i precyzyjnie archiwizować dokumentację.
RODO a firmy, zajmujące się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów
Rzetelne przedsiębiorstwa są doskonale przygotowane do spełnienia aktualnych wymogów prawnych. Powierzając dokumentację np. firmie Rhenus Data Office Systems, nie musimy martwić się więc nie tylko o parametry dotyczące temperatury i wilgotności; dodatkowo spada z nas obowiązek doglądania archiwum, sprawdzania zabezpieczeń oraz przejmowania się ewentualną kontrolą. Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów są doskonale przygotowane zarówno pod względem prawnym, jak i też pod względem technologicznym. Dysponują monitoringiem, specjalnymi systemami śledzącymi dokumenty itp. Często możemy liczyć również na usługi archiwizowania, co oznacza, że zanim dokumenty trafią do zewnętrznej placówki, zostaną w profesjonalny sposób posegregowane, skatalogowane i uporządkowane.
