Jak stworzyć warunki do pracy zdalnej w Twojej firmie?

Praca zdalna, do której wiele firm podchodziło z dużym dystansem, w warunkach epidemicznych stała się wręcz koniecznością. Nie wszystkie firmy były gotowe przejść na pracę zdalną z dnia na dzień, a w wielu z nich powstała pilna potrzeba opracowania odpowiednich procedur. Zobaczmy, jak stworzyć warunki do pracy zdalnej w Twojej firmie.

Jasne ustalenie oczekiwań i odpowiedzialności

Podstawowym warunkiem efektywnej pracy zdalnej jest jasne zdefiniowanie oczekiwań pracodawcy względem pracownika oraz wskazanie zakresu jego odpowiedzialności. Pracownik musi wiedzieć, co ma do zrobienia, w jakim terminie oraz w jakim zakresie ma być dostępny dla innych współpracowników. Dobrym rozwiązaniem jest pozostawienie stałych godzin pracy, tak jak to jest w przypadku pracy w biurze, bo to wymusza pewien rytm dnia i nie wprowadza niepotrzebnego rozluźnienia, które niekorzystnie wpływa na produktywność.

Obieg dokumentów

Wprowadzając pracę zdalną, należy również zadbać o elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Przyda się do tego program do zarządzania dokumentami, dzięki któremu każdy z pracowników będzie miał zdalny dostęp do potrzebnych mu dokumentów. Wdrożenie tego systemu umożliwi bezproblemową pracę każdemu działowi i stały wgląd do umów, faktur, zamówień itp., bez którego praca byłaby niemożliwa.

Ustalenie metod komunikacji wewnątrz firmowej

W pracy zdalnej, gdy każdy pracuje ze swojego domu, nie ma możliwości podejścia do kolegi siedzącego obok, by o coś go zapytać. Oznacza to zatem, że trzeba wprowadzić komunikację w firmie na wyższy poziom, umożliwiając pracownikom komunikację online, czy to za pomocą komunikatorów, czy programów do zarządzania projektami, czy też maili. Ważne, by ustalić jeden wspólny dla całej firmy sposób komunikowania się, bo to pozwoli uniknąć niedopowiedzeń i problemów.

Ustalenie sposobów kontaktu z klientami

Warto również zadbać o dobrą komunikację z klientami. Jeśli do tej pory podstawą komunikacji były bezpośrednie spotkania z klientem, to trzeba poszukać alternatyw. Mogą to być spotkania online za pośrednictwem programów umożliwiających video-konferencje. Jest to wygodne szczególnie wtedy, gdy trzeba wyjaśnić klientowi pewne kwestie, omówić kwestie umów i ich warunków. Alternatywą dla tego typu rozmów jest telefon lub email, ale w wielu wypadkach spotkanie online najbardziej przypomina warunki spotkania bezpośredniego.

Spotkania online

Ważnym elementem w pracy zdalnej są spotkania online, w trakcie których można ustalić stan zaawansowania prowadzonych projektów, wyjaśnić nieścisłości, czy wskazać punkty krytyczne, które mogą mieć wpływ na realizację projektu. Częstotliwość organizacji spotkań tego typu zależy od potrzeb zespołu, ale dobrym rozwiązaniem jest ich organizowanie na początku tygodnia, ustalając plan zadań na dany tydzień oraz w środę/czwartek, by sprawdzić aktualne statusy realizacji działań.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.