Archiwizacja dokumentów papierowych – na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Dokumentacja to proces niezbędny w każdej firmie. Wiąże się on z koniecznością zadbania o należytą archiwizację, która zredukuje ryzyko dostania się informacji w niepowołane ręce. O czym przede wszystkim warto pamiętać?

Chociaż postępująca digitalizacja stopniowo doprowadza do zmniejszenia ilości dokumentacji papierowej, w przypadku funkcjonowania wielu firm dokumenty w tej formie są wciąż niezbędne. Ich składowanie zazwyczaj stanowi spore wyzwanie ze względu na dużą ilość potrzebnego miejsca, jak również wymogi w kwestii ochrony danych osobowych. Równie wymagającą kwestią jest ich archiwizacja. W związku z nowym rozporządzeniem unijnym, związanym z ochroną danych osobowych, działania przedsiębiorców i osób zarządzających instytucjami ogranicza obecnie wiele obostrzeń w tym zakresie.

Jakie normy obowiązują?

Mówiąc o archiwizacji i niszczeniu dokumentów, należy zapoznać się z terminem klas tajności nośników danych. Norma DIN-66399 wyróżnia trzy główne klasy, określające stopień poufności i dostęp osób uprawnionych do dokumentów. W ich spektrum wchodzą zarówno dokumenty, do których dostęp ma dość duża grupa osób, jak również te o najwyższym stopniu utajnienia, których ujawnienie mogłoby się wiązać z poważnymi konsekwencjami dla firmy. W zależności od branży, liczby pracowników i ilości przetwarzanych danych osobowych, a także innych czynników, klasa tajności dokumentów może być różna. Ważne, aby właściwie ją rozpoznać i dobrać stosowny sposób archiwizacji. Przydać mogą się do niej klipsy archiwizacyjne – niewielki i bardzo praktyczny element, skutecznie zastępujący segregator, redukując ilość zajmowanej przestrzeni.

Niszczarka – czy musisz w nią inwestować?

Ze względu na obostrzenia dotyczące przetwarzania danych osobowych i innych informacji poufnych, niszczarka może stanowić ważne wyposażenie biura. Pozwala ona na utylizację dokumentów w sposób uniemożliwiający odtworzenie jakichkolwiek danych znajdujących się na papierze. Nie oznacza to jednak, że musisz w nią inwestować.

Jeśli prowadzisz większe przedsiębiorstwo wytwarzające dużą ilość dokumentów z wrażliwymi danymi, dobrym rozwiązaniem będzie zlecenie archiwizacji zewnętrznej firmie.